Conditions générales de vente du CENTRE BELGE DE GESTION DE CONFLITS, enseigne commerciale de BUSINESS ASSISTANCE SPRL

Siège social : Avenue Ecolys, 2 à 5020 Namur (Suarlée),  Belgique

B.C.E. : 0884.703.742

Email : info@cebegeco.be

Téléphone : +32 474 324 128

1.       Champ d’application et définitions

Les présentes conditions générales de vente sont applicables à toutes commandes en matière de  règlement amiable de litiges passées par le Client auprès du Centre Belge de Gestion de Conflits (ci-après, CEBEGECO), en ce compris toute prestation de service accessoire ou commandes passées « online » soit par le biais du site www.cebegeco.be.

Lesdites conditions générales de vente s’appliquent tant au territoire belge qu’au territoire étranger.

Elles sont, le cas échéant, complétées par les conditions particulières spécifiées entre les parties. En cas de divergences ou d’incohérences entre les conditions générales et les conditions particulières, ces dernières prévalent sur les présentes conditions générales.

Le Client est défini comme étant la personne représentant valablement une personne morale ou sa propre affaire ou un consommateur au sens de l’article I.1, 2° du Code de droit économique et marquant son accord sur le bon de commande, offre ou contrat de services émis par le CEBEGECO.

Sauf preuve contraire, le Client reconnait avoir reçu un exemplaire des présentes conditions générales de vente et en avoir pris connaissance.

Lorsque le contrat est conclu par voie électronique, le Client reconnait avoir pris connaissance et accepter les présentes conditions générales lorsqu’il coche la case « j’ai pris connaissance et accepte les conditions générales de vente du CEBEGECO ».

Si l’une des dispositions des conditions générales devait être déclarée inapplicable ou invalidée pour une quelconque raison, cette invalidité ou inapplicabilité n’affectera pas l’application ou la validité des autres dispositions des conditions générales.

Ces conditions générales de vente sont seules applicables et excluent toutes les conditions générales et particulières d’achat du Client.

Le fait que le CEBEGECO ne se prévale pas, à un moment donné, des présentes conditions générales de vente ne peut être interprété comme valant renonciation de sa part à se prévaloir ultérieurement desdites conditions.

Le CEBEGECO se réserve le droit de modifier à tout moment ses conditions générales. Les conditions applicables à la commande sont celles figurant sur le site au moment de la conclusion du contrat. Les présentes conditions peuvent être imprimées ou téléchargées par le Client lorsque celui-ci passe sa commande en ligne.

2. Remarque préliminaire

Le CEBEGECO propose, entre autres, des services de médiation, règlement des litiges en ligne au moyen d’un outil de vidéoconférence. L’objectif poursuivi est de permettre une facilité de mise en œuvre du processus choisi notamment lors de litiges transfrontaliers,  lorsque la distance physique entre les parties est importante.

A cette fin, un espace personnel, sécurisé et confidentiel, sera mis à disposition du Client sur la plate-forme du CEBEGECO.

Cette interface personnalisée recueillera toutes les informations relatives au Client ainsi que  ses données à caractère personnel.  Elle pourra également contenir des documents nécessaires aux débats, échanges.

3. Offre, commande, contrat de service

La convention d’arbitrage, le protocole de médiation, le contrat lié à la prise en charge du dossier expriment le consentement du Client de manière irrévocable.

Ces documents précisent au minimum et de manière ferme, le service (détail et objet des prestations, modalités pratiques d’exécution, conditions de paiement, etc.).

L’acceptation, traduite par la signature du Client,  vaut contrat.

Lorsque le contrat est conclu par voie électronique, la commande intervient en remplissant de manière claire, complète et exacte, selon les étapes décrites, les champs obligatoires du formulaire de commande en ligne. Le contrat conclu est archivé par le CEBEGECO et n’est pas accessible par le Client à l’exception de ce qui est prévu par l’article 10 des présentes conditions générales.

Des processus d’ « auto-complétion » et de « masque »  sont  utilisés afin d’identifier et de corriger les erreurs commises lors de la saisie.

4. Les modes alternatifs de règlement des litiges

Le CEBEGECO offre des services en matière de modes alternatifs de résolution des conflits (MARCS).

4.1. Médiation

La Médiation est « un mode de résolution des conflits par lequel un médiateur impartial intervient auprès des parties pour les aider à négocier une entente équitable faisant l'objet d'un consentement libre et éclairé. La médiation est, en définitive, une technique de communication, un moyen de rétablir le dialogue entre des parties ou des personnes qui n'arrivent pas ou plus, pour diverses raisons, à résoudre leurs difficultés seules, tout en se rendant compte qu'elles ont tout à gagner à rechercher un arrangement amiable plutôt qu'à se laisser dicter une solution par un tiers, juge ou arbitre » (La médiation civile et commerciale - actes du colloque du 21 janvier 2000).

Le CEBEGECO pratique la médiation dans les matières civile, commerciale, sociale et familiale.

La Médiation peut être judiciaire (ordonnée par un juge), volontaire (décidée librement par les parties avec l’intervention d’un médiateur agréé) ou libre (lorsque le médiateur n’est pas agréé par la Commission fédérale de Médiation).

4.2. Négociation raisonnée

Ce processus  ne vise pas à faire en sorte que chacune des parties en présence obtienne la complète satisfaction de ses revendications mais se concentre sur des intérêts communs afin de trouver un accord rationnel sur la base de critères objectifs et vérifiables.

Il s’agit donc de rechercher un compromis, un accord en fonction des intérêts des deux parties sans se focaliser sur les positions (revendications premières) tout en explorant collectivement plusieurs pistes de solution (options pouvant apporter aux parties un bénéfice mutuel, une satisfaction de leurs besoins).

La Négociation traitera de façon séparée les questions de personnes (les dimensions relationnelles) et l’enjeu des discussions (le problème rationnel).

4.3. Arbitrage

L’Arbitrage est une forme de règlement des litiges, par laquelle les parties conviennent de soumettre leur différend à un tribunal arbitral, composé d'une ou de trois personnes. Sur la base des revendications des parties, ce tribunal rend une décision, une sentence arbitrale, qui est obligatoire.

Au besoin, l'exécution de cette sentence peut faire l'objet d'une exécution forcée.

4.4. Transaction

La transaction est une convention par laquelle les parties mettent fin à un litige né ou à naître en effectuant des concessions réciproques. La transaction a l'autorité de la chose jugée entre les parties.

5. Modalités d’exécution de la médiation en ligne

Le Client s'inscrit via l'espace figurant sur le site www.cebegeco.be ou prend contact directement par mail ou téléphone avec le CEBEGECO, ce dernier lui fournit tous les renseignements utiles quant à l’opportunité d’entamer un processus de médiation online et sur le déroulement de celui-ci.

Phase 1

Le Client introduit ensuite sa demande au moyen du formulaire en ligne en le complétant de manière claire, complète et exacte, selon les étapes décrites.

Une fois enregistré, le Client a accès au module de paiement online.

Il conclut sa demande en alimentant son portefeuille électronique de la somme requise.

Après validation de la commande, un médiateur agréé par la Commission fédérale de médiation est attribué au dossier.

Ce dernier prend contact avec la partie ou les différentes parties et invite celle(s)-ci à participer à une première réunion d’information par vidéo conférence. Chaque partie est libre d’accepter ou non le processus.

Phase 2

La réunion d’information est fixée après l’enregistrement de toutes les parties sur le site du CEBEGECO et lorsque le portefeuille virtuel de chacune des parties est approvisionné du minimum requis, le montant de la séance sera prélevé préalablement à la réunion.

À l’expiration de cette réunion d’information,  les parties choisissent d’entamer ou non le processus. En cas d’accord sur le choix d’entamer le processus de médiation, un protocole de médiation est signé par les parties ainsi que par le Médiateur agréé conformément au prescrit de l’article 1731 du Code judiciaire. (Protocoles : entre professionnels / entre particuliers).

Le Médiateur se chargera d’envoyer un original dûment signé à chacune des parties.  Une version scannée sera également envoyée par courriel aux intéressés ou sera postée dans l’espace personnel.

Phase 3

La première réunion peut ensuite être fixée. Chaque séance de médiation online dure 1 heure. La prise en charge se fait par chacune des parties selon le tarif fixé dans le Protocole de Médiation.

Le tarif inclut la taxe sur la valeur ajoutée (hormis pour la médiation familiale qui est exemptée de TVA).

Le montant des honoraires du médiateur sera prélevé préalablement à la séance dans le portefeuille de chacune des parties. Le nombre de séances ne peut être déterminé par avance.  Ce sont les parties qui fixent elles-mêmes l’agenda en fonction des disponibilités du médiateur et la fréquence des séances.

Phase 4

A la clôture du processus, le médiateur peut, sur demande des parties, rédiger une entente de médiation pour un montant forfaitaire qui sera déterminé de commun accord (le coût varie en fonction de la complexité de la problématique visée). Ce montant sera prélevé du portefeuille virtuel du Client préalablement à la rédaction.

Phase 5

Les parties pourront, le cas échéant, faire homologuer l’accord obtenu par un juge.

6. Obligations du Client

Lorsqu’un rendez-vous est fixé, en cas de modification de la date d’exécution des prestations ou d’annulation, le Client informera le CEBEGECO par courriel et au minimum 24 heures avant le début de la prestation. À défaut, le montant des prestations non décommandées, restera dû à savoir, exigible de plein droit et sans autre formalité.

Clause de réciprocité pour les consommateurs : si le CEBEGECO se trouve dans l’impossibilité d’assurer ses prestations comme convenu (hors cas fortuit ou force majeure) et si le rendez-vous n’est pas décommandé par le Médiateur 24 heures au préalable, le CEBEGECO sera tenu de proposer au Client, endéans les huit (8) jours, une nouvelle date ainsi qu’une réduction de 50 % sur le montant de la séance.

Lors de l’utilisation du système de vidéoconférence, le Client devra prendre ses dispositions pour garantir la neutralité du lieu, cette neutralité pouvant par exemple être assurée en plaçant l’ordinateur devant un fond neutre (idéalement un mur) ;

Il est attendu du Client un comportement respectueux (langage courtois).

Lorsque le Client s’engage dans une procédure de médiation en ligne, celui-ci doit impérativement disposer d’une connexion internet à haut débit, d’une webcam et brancher cette dernière à chaque séance de médiation, y compris lors de la séance d’information.

Aucune séance ne se déroulera sans la vidéo.

7. Droit de rétractation

Lorsque le Client est un consommateur, celui-ci dispose d’un droit de rétractation de quatorze (14) jours conformément au prescrit de l’article VI. 47 du Code de droit économique.

Dans ce cas, aucune prestation ne peut être effectuée pendant ce délai de quatorze (14) jours. Si le consommateur souhaite que les prestations commencent avant l’expiration de ce délai, il en fait la demande expresse et écrite auprès du CEBEGECO. Si le consommateur décide de faire usage de son droit de rétractation après que les prestations aient été entamées, celui-ci sera redevable d’une indemnité proportionnelle à ce qui aura été fourni par le CEBEGECO préalablement à ce droit et conformément à l’article VI. 51 du Code de droit économique.

Afin d’exercer son droit de rétractation, le consommateur peut utiliser le formulaire disponible sur le site internet du CEBEGECO à l’adresse suivante www.cebegeco.be  ou faire une déclaration dénuée de toute ambiguïté exposant sa décision de se rétracter du contrat établi par le CEBEGECO.

8. Prix & Modalités de paiements

Le prix s’entend pour les services prestés en Belgique hors taxe sur la valeur ajoutée et autres frais (secrétariat, déplacement etc).

Le prix varie pour un consommateur ou un professionnel mais aussi selon les matières et le type de mode de résolution choisi.

Les prestations en matière de médiation familiales sont exonérées de TVA en vertu de l’article 44, §2, 5° du code de TVA.

Lorsqu’il existe un différend entre un particulier et une entreprise, le tarif entreprise sera d’application.

Dans le cadre d’une co-médiation, impliquant deux médiateurs ou un médiateur et un expert, un supplément d’honoraires de 50 % sera demandé aux médiés.

8.1. Commandes passées par voie électronique

Lorsque la commande est passée par voie électronique, le prix est exigible immédiatement à la date de la commande, dès l’activation du bouton « commande avec obligation de paiement ».

Tous les échanges d’emails via la plateforme du CEBEGECO sont gratuits. Les appels téléphoniques vers les lignes du CEBEGECO sont facturés selon le « tarif de base » appliqué par l’opérateur téléphonique du Client.

Principe du portefeuille électronique : préalablement à toute commande de prestations, le Client alimente son portefeuille électronique. 24 heures avant l’exécution des prestations, le portefeuille électronique du Client sera débité du montant correspondant à la prestation.

Le CEBEGECO ne sera pas tenu de procéder à l’exécution des prestations si le prix ne lui a pas été préalablement réglé en totalité.

En cas d’abandon du processus ou d’annulation au moins 24 heures avant la prestation, le solde du portefeuille électronique sera, à la demande du Client, crédité sur le compte bancaire du Client.

Les moyens suivants sont acceptés pour l’alimentation du portefeuille électronique :

     i. Par carte bancaire (Visa, Mastercard, Carte bancaire, Sofort Banking, …). Le paiement sécurisé en ligne par carte bancaire est pris en charge par la plateforme HiPay (www.hipay.com) et garantit toute sécurité car il utilise le protocole HTTPS (HTTP avec intégration du Secure Socket Layer).

     ii. Par virement bancaire sur le compte bancaire de BUSINESS ASSISTANCE SPRL dont référence :

IBAN BE77 7320 1627 5742
BIC : CREGBEBB

8.2. Dans toutes les autres situations

Sauf convention écrite contraire, les factures sont payables au comptant par virement bancaire, nettes et sans escompte.

Les contestations relatives aux factures doivent être formulées par écrit dans un délai de huit (8) jours à dater de la réception de la facture (date du cachet postal faisant foi), au siège social de BUSINESS ASSISTANCE SPRL, sous peine d'irrecevabilité.

Le non-paiement d’une facture à l’échéance entraine, de plein droit et sans mise en demeure préalable, l’exigibilité immédiate de toute somme due par le Client, quelles qu’aient été les modalités de facilité de paiement octroyées auparavant.

À défaut d’un paiement à son échéance, le CEBEGECO se réserve le droit de suspendre les prestations en cours sans préavis ni indemnités et sous réserve de tous droits.

9. Retard de paiement – Clause pénale

Toute somme impayée à son échéance sera majorée, de plein droit et sans mise en demeure préalable, d’intérêts de retard conventionnels d’un montant annuel de 12 % à partir de la date d’échéance de la facture jusqu’au complet paiement.

Dans les mêmes conditions, le montant de la facture sera, de plein droit et sans mise en demeure, majoré de 15% avec un minimum de 50 euros, à titre de dommages et intérêts forfaitaires.

10. Durée et fin de contrat

Les contrats sont conclus pour des prestations ponctuelles et prennent fin lorsque les parties ont exécuté l’ensemble de leurs obligations.

À l’exception du processus d’arbitrage, le Client peut mettre fin au processus de règlement amiable du litige à tout moment moyennant l’envoi d’un courrier au siège social de BUSINESS ASSISTANCE SPRL ou par courriel à l’adresse  ivr@cebegeco.be.

11. Garanties et responsabilité

Le Client a toujours la possibilité d’être assisté par le conseil (avocat, expert) de son choix.

Lorsque les prestations s’exécutent en ligne, ledit conseil disposera d’une interface personnelle sur le site Internet du CEBEGECO ;

Le CEBEGECO s’engage à ne travailler qu’avec du personnel compétent, disposant d’un master en droit ou d’un diplôme équivalent en fonction de la spécialité ainsi que des agréments requis, notamment en matière de médiation et d’arbitrage.

Dans le cadre d’une co-médiation, le CEBEGECO peut faire appel à divers experts tels que psychologues, pédopsychiatres, fiscalistes, comptables etc.

Le site www.cebegeco.be garantit la sécurité et la confidentialité des échanges. Les gestionnaires de dossiers sont soumis au secret professionnel. Les médiateurs agrées sont soumis aux règles du code de conduite européen pour les médiateurs, applicables à la profession.  

Les prestations du CEBEGECO sont soumises à une obligation de moyen.

Le CEBEGECO s’engage à apporter tout le soin nécessaire à l’exécution des missions qui lui sont confiées par le Client.

De plein droit et sans formalité, la responsabilité du CEBEGECO sera dégagée en cas d’événement ne permettant pas la poursuite normale de ses prestations, engendrant un retard, ou plus généralement, par un cas de force majeure. Il est entendu par « cas de force majeure » tout événement imprévisible ou irrésistible ou extérieur, ces trois critères étant alternatifs.

Il en va de même lorsque les prestations n’ont pas pu être exécutées en raison d’un fait imputable au Client.

12. Propriété intellectuelle

Les créations (supports informatiques, analyses, logos, logiciels, outils bureautiques, documentations…) du CEBEGECO sont protégées par la loi sur les droits d’auteur et restent sa propriété pleine et entière, sauf disposition expresse en sens contraire.

Les créations du CEBEGECO ne peuvent être utilisées par le Client que dans le cadre des conventions qui ont été conclues synallagmatiquement, sauf autorisation expresse en sens contraire.

Le Client s’interdit de reproduire, directement ou indirectement, en totalité ou en partie, d’adapter ou de modifier, de commercialiser ou de diffuser à des membres de son personnel ou à des tiers les supports informatiques, écrits ou autres ressources mis à disposition sans l’accord préalable et écrit du CEBEGECO.

Le CEBEGECO déclare être titulaire des droits de propriété intellectuelle relatifs aux services commercialisés et mis à disposition du Client ou d’avoir obtenu du tiers propriétaire un droit d’usage régulier de ces derniers.

13. Confidentialité et protection des données à caractère personnel

Le CEBEGECO s’engage, dans le cadre des missions qui lui sont confiées, à respecter le secret professionnel et à faire montre de dignité, de probité et de délicatesse. 

L’ensemble des données à caractère personnel récoltées dans le cadre des prestations de services visées par les présentes conditions générales est traité conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est la société BUSINESS ASSISTANCE SPRL dont le siège social est situé à l'avenue Ecolys, 2 à 5020 Namur (Suarlée),  Belgique.

Toute personne concernée bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, ou si elle a de « bonnes raisons », d’un droit de suppression, conformément aux prescrits de la du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Pour mettre en œuvre ce droit il suffit de prendre contact, gratuitement, avec le CEBEGECO, via l’adresse électronique suivante : ivr@cebegeco.be ou par courrier à l’adresse du siège social de la société.

14.  Clause de médiation

Les parties conviennent que tout désaccord ou différend relatif aux présentes conditions générales de vente ou découlant de leur interprétation ou de leur application sera soumis à une médiation.

À cet effet, les parties s’engagent à participer à au moins une rencontre de médiation en y déléguant une personne ayant pouvoir de décision.

Le médiateur sera choisi par les parties dans l’arrondissement judiciaire de leur choix.

15. Tribunal compétent et droit applicable 

En cas de litige, seule la loi belge sera d’application et les juridictions de l’arrondissement judiciaire de Namur seront seules compétentes pour trancher le différend.