De Klant schrijft zich in via de persoonlijke ruimte op www.cebegeco.be of neemt rechtstreeks contact op met CEBEGECO per telefoon of per e-mail. CEBEGECO verstrekt hem alle nuttige informatie over de wenselijkheid om een onlinebemiddelingsprocedure op te starten en over het verloop ervan. 

Fase 1

Vervolgens dient de Klant zijn aanvraag in via het onlineformulier, dat hij duidelijk, volledig en juist invult, volgens de beschreven stappen.

Zodra hij geregistreerd is, heeft de Klant toegang tot de onlinebetaalmodule.

Hij sluit zijn aanvraag af door het vereiste bedrag te storten in zijn elektronische portefeuille.

Na goedkeuring van de bestelling wordt een door de Federale Bemiddelingscommissie erkende bemiddelaar aan het dossier toegewezen.

Deze laatste neemt contact op met de partij of de verschillende partijen en nodigt deze uit om deel te nemen aan een eerste informatievergadering via videoconferentie. Het staat elke partij vrij deze procedure al dan niet te aanvaarden.

Fase 2 

De informatievergadering wordt vastgelegd nadat alle partijen zich geregistreerd hebben op de website van CEBEGECO en als het vereiste minimum in de virtuele portefeuille van elke partij gestort is. Het bedrag van de sessie wordt voor de vergadering afgehaald. 

Na deze informatievergadering besluiten de partijen of ze de procedure al dan niet voortzetten. Als ze ermee instemmen de bemiddelingsprocedure op te starten, wordt er een bemiddelingsprotocol ondertekend door de partijen en door de erkende Bemiddelaar, overeenkomstig de bepalingen van artikel 1731 van het Gerechtelijk Wetboek. (Protocollen: professional / particulier).

De Bemiddelaar dient een naar behoren ondertekend origineel naar elke partij te versturen. Er zal eveneens een ingescande versie per e-mail verstuurd worden aan de betrokkenen of gepost worden in hun persoonlijke ruimte. 

Fase 3

Vervolgens kan de eerste vergadering worden vastgelegd. Elke onlinebemiddelingssessie duurt 1 uur. Elke partij neemt de kosten hiervoor op zich volgens het tarief vastgelegd in het Bemiddelingsprotocol.

Dit tarief is inclusief de belasting over de toegevoegde waarde (met uitzondering van de familiale bemiddeling, die vrijgesteld is van btw).

Het bedrag van de erelonen van de bemiddelaar wordt voor elke sessie afgehaald van de portefeuille van elke partij. Het aantal sessies kan niet op voorhand worden vastgelegd. Het zijn de partijen die zelf de agenda bepalen, in functie van de beschikbaarheid van de bemiddelaar en de frequentie van de sessies.

Fase 4 

Bij het afsluiten van de procedure kan de bemiddelaar, op verzoek van de partijen, een bemiddelingsovereenkomst opstellen tegen een forfaitair bedrag, dat in onderling overleg zal worden bepaald (de kostprijs varieert naargelang de complexiteit van de problematiek in kwestie). Dit bedrag wordt voor de opstelling van de overeenkomst van de virtuele portefeuille van de klant afgehaald. 

Fase 5

Desgevallend kunnen de partijen de bereikte overeenkomst laten homologeren door een rechter.